Laporan dan Usul

Laporan

Laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggungjawab yang dibebankan kepadanya.

Sebuah laporan bertolak dari beberapa dasar, antara lain:

a)      Pemberi Laporan

Pemberi laporan dapat berupa perseorangan, sebuah panitia yang ditugaskan untuk maksud tertentu

b)      Penerima Laporan

Yang menerima laporan itu adalah orang atau badan yang menugaskan, atau orang atau badan yang dianggap perlu mendapatkan laporan itu

c)       Tujuan Laporan

Tujuan sebuah laporan tergantung dari situasi yang ada antara pemberi laporan dan penerima laporan. Apabila pemberi laporan adalah orang yang ditugaskan untuk meneliti masalah tersebut, maka tujuannya ditentukan oleh pemberi laporan. Sebaliknya bila pemberi laporan tidak menerima suatu tugas khusus, maka tujuan laporan terletak di tangan pembuat laporan.

Tujuan laporan pada umumnya berkisar pada hal-hal berikut: untuk mengatas suatu masalah, untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektif, mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah, dan sebagainya.

Sebuah laporan memiliki sifat-sifat:

a)      Laporan yang baik harus ditulis dalam bahasa yang baik dan jelas, menimbulkan pengertian yang tepat bukan kesan atau sugesti.

b)      Laporan haru mengandung imaginasi. Pelapor harus tahu secara tepat siapa yang akan menerima laporan itu

c)       Laporan yang dibuat harus sempurna dan komplit, yang berarti tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan apabila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu.

d)      Laporan juga harus disajikan secara menarik. Penulis laporan bukan sekedar menyampaikan sebuah laporan, tetapi ia pun ingin hasil laporannya lebih dari itu.

Macam-macam Laporan

a)      Laporan berbentuk Formulir Isian

b)      Laporan berbentuk Surat

c)       Laporan berbentuk Memorandum

d)      Laporan Perkembangan dan Laporan Keadaan

e)      Laporan Berkala

f)       Laporan Laboratoris

g)      Laporan Formal dan Semi-formal

Struktur Laporan Formal

a)      Halaman judul

b)      Surat penyerahan

c)       Daftar isi

d)      Ikhtisar dan Abstrak

Bahasa Sebuah Laporan

Bahasa yang dipergunakan dalam sebuah laporan formal haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Yang dimaksud dengan bahasa yang baik tidak perlu berarti bahwa laporan itu harus mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, tetapi sekurang-kurangnya dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain.

Laporan Buku

Laporan buku adalah suatu macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan di Perguruan Tinggi. Laporan buku bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan atau dianjurkan, serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut. Laporan buku tidak perlu mengikuti persyaratan bagi laporan formal, karena itu cukup bila terdiri dari: judul, Pendahuluan, Isi laporan, Kesimpulan dan Saran.

Penutup

Apa saja yang menjadi pokok sebuah laporan, baik bidang pendidikan, perdagangan, industri, semuanya harus disusun secara logis dan jelas. Pada bagian terakhir selalu disertai penilaian tentang baik-buruknya, serta saran-saran untuk mengambil tindakan bila perlu.

Usul

Usul adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu pekerjaan.

Sifat dan jenis Usul

Semua tulisan dibuat berdasarkan bahan-bahan yang sudah tersedia, sebaliknya usul dibuat berdasarkan sesuatu yang belum ada. Walaupun barang yang diusulkan itu belum ada, penulis usul harus merangkainya sedemikian rupa sehingga dapat meyakinkan penerima usul. Macam-macam sasaran usul yang bersifat bisnis adalah: penelitian, pengembangan, perencanaan dan pemasaran.

 Usul Non-formal

Usul-usul yang bersifat non-formal bentuknya beraneka ragam, tergantung dari penulis, atau kesepakatan antara penulis dan penerima usul. Sebuah usul non-formal selalu harus mengandung hal-hal berikut:

a)      Masalah

b)      Saran pemecahan

c)       Permohonan

Usul Formal

Seperti halnya dengan semua tulisan formal yang lain usul formal pun harus memenuhi persyaratan tertentu. Sekurang-kurangnya ada tiga bagian utama, yaitu:

a)      Bagian Pelengkap Pendahuluan

Beberapa bagian yang mutlak perlu dimasukan dalam bagian pelengkap pendahuluan adalah surat pengantar atau memorandum pengantar, halaman judul, ikhtisar atau abstrak, daftar isi, dan penegasan permintaan.

b)      Isi Usul

Isi usul memuat uraian yang terperinci dari pekerjaan atau tugas yang akan dilakukan. Namun demikian beberapa topik aka selalu dipertimbangkan untuk dimasukan dalam isi sebuah usul, antara lain: Pembahasan masalah, latar belakang, luas-lingkup, metedologi, fasilitas, personalia, kuntungan dan kerugian, lama waktu, biaya, laporan.

c)       Bagian Pelengkap Penutup

Bagian ini sama dengan laporan dan tulisan formal yang lain, berisi bahan kepustakaan, lampiran-lampiran gambar, table, dan sebagainya yang dipergunakan dalam usul itu.